Vì Sao Hàng Hóa Bị Chậm Thông Quan? 5 Nguyên Nhân Thường Gặp & Cách Xử Lý

Hàng hóa cập cảng hoặc sân bay nhưng không thể lấy ra đúng hạn là nỗi lo lớn của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc chậm trễ không chỉ làm gián đoạn kế hoạch sản xuất, kinh doanh mà còn kéo theo hàng loạt chi phí phát sinh ngoài dự kiến: tiền lưu bãi cảng (Storage), phí phạt lưu cont của hãng tàu (DEM/DET) và nguy cơ trễ hạn giao hàng cho đối tác.

Thực tế nghiệp vụ cho thấy, tình trạng tắc nghẽn thông quan phần lớn bắt nguồn từ những sơ suất trong khâu chứng từ và chuẩn bị thủ tục. Dưới đây là 5 nguyên nhân điển hình nhất:

1. Sai lệch thông tin giữa các chứng từ trong bộ hồ sơ

Cơ quan hải quan kiểm soát tính đồng bộ của toàn bộ hồ sơ. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng khiến cán bộ hải quan nghi vấn và dừng phê duyệt:

• Không khớp số liệu: Trọng lượng tổng (Gross Weight), trọng lượng tịnh (Net Weight) hoặc số lượng kiện trên Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và Vận đơn (B/L) không đồng nhất.
• Sai tên hoặc địa chỉ đối tác: Thông tin trên Chứng nhận xuất xứ (C/O) sai lệch ký tự so với hợp đồng và tờ khai hải quan.
• Mô tả hàng hóa chung chung: Tên hàng ghi mập mờ (như “Linh kiện”, “Hóa chất”, “Hàng mẫu”) mà không nêu rõ model, thông số kỹ thuật hoặc công năng.

2. Áp sai mã HS Code & Nghi vấn trị giá tính thuế

• Áp mã HS thiếu căn cứ: Doanh nghiệp chọn mã HS có mức thuế thấp nhưng thiếu tài liệu kỹ thuật, catalogue chứng minh. Khi phát hiện dấu hiệu chưa chính xác, hải quan sẽ chuyển tờ khai sang luồng đỏ hoặc yêu cầu lấy mẫu gửi đi phân tích phân loại (mất thêm từ 5 đến 10 ngày làm việc).
• Nghi vấn trị giá khai báo: Khi đơn giá trên Invoice thấp hơn mức giá tham chiếu của cơ quan hải quan, lô hàng sẽ bị đưa vào diện tham vấn giá, yêu cầu doanh nghiệp bổ sung chứng từ thanh toán ngân hàng và giải trình nguồn gốc.

3. Chưa chuẩn bị trước thủ tục Kiểm tra chuyên ngành

Đây là lý do khiến hàng hóa dễ bị nằm lại cảng lâu nhất:

• Nhiều mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành của các Bộ (Y tế, Công Thương, Nông nghiệp & PTNT, KH&CN…) nhưng doanh nghiệp không đăng ký kiểm tra trước khi hàng cập cảng.
• Quy trình lấy mẫu thử nghiệm thực tế (như kiểm định an toàn thực phẩm, hiệu suất năng lượng, kiểm dịch thực vật/động vật) đòi hỏi thời gian chờ kết quả chứng thư hợp quy từ các trung tâm giám định.

4. Thiếu hoặc sai quy chuẩn nhãn mác hàng hóa

Quy định về nhãn mác nhập khẩu (theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP) được giám sát rất chặt chẽ:

• Khi kiểm hóa thực tế, nếu bao bì kiện hàng thiếu nhãn gốc tiếng Anh/tiếng bản địa thể hiện rõ: Tên hàng, Tên & địa chỉ nhà sản xuất, Nước xuất xứ (Made in…), lô hàng sẽ bị lập biên bản vi phạm hành chính.
• Doanh nghiệp vừa bị xử phạt tiền, vừa phải khắc phục dán nhãn bổ sung dưới sự giám sát của cơ quan hải quan mới được đưa hàng ra khỏi cảng.

Xem thêm: 5 Lỗi Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Khiến Doanh Nghiệp Phải Sửa Bill Và Manifest 

5. Quá tải bãi kiểm hóa luồng đỏ & Sự cố kết nối dữ liệu

• Ùn ứ tại bãi kiểm hóa cảng: Vào các đợt cao điểm xuất nhập khẩu, việc đưa container vào bãi kiểm hóa tại các cảng như Cát Lái, Cái Mép, Hải Phòng thường phải xếp hàng chờ cắt chì, dỡ hàng dồn ứ từ 1 đến 3 ngày.
• Lỗi hệ thống truyền nhận: Trục trặc kết nối trên Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc chậm trễ gạch nợ thuế giữa ngân hàng và Kho bạc Nhà nước khiến hệ thống chưa kịp cập nhật trạng thái “Đã thông quan”.

Doanh nghiệp cần làm gì để hàng thông quan nhanh chóng?

Để chủ động tiến độ giao nhận, doanh nghiệp nên áp dụng các bước chuẩn hóa:

• Soát xét bản nháp (Draft): Yêu cầu đối tác gửi bản nháp toàn bộ chứng từ (Invoice, Packing List, C/O) để đối chiếu chéo trước khi phát hành bản gốc.
• Tra cứu chính sách mặt hàng sớm: Xác định chính xác mã HS và các điều kiện kiểm tra chuyên ngành ngay từ khi ký hợp đồng để kịp đăng ký trước khi tàu cập cảng.
• Chủ động phương án giải phóng container: Đối với hàng hóa cần chờ kết quả thử nghiệm dài ngày, doanh nghiệp nên làm thủ tục xin đưa hàng về kho riêng bảo quản, hoặc thực hiện phương án rút ruột container sang xe tải để trả vỏ cont rỗng, ngắt hoàn toàn tiền phạt DEM/DET.

Giải pháp thông quan nhanh cùng Logsun Global Logistics

Xử lý thủ tục hải quan đòi hỏi kinh nghiệm thực tế và khả năng ứng phó linh hoạt với từng quy định chuyên ngành tại cửa khẩu.

Logsun Global Logistics cung cấp chuỗi giải pháp hỗ trợ trọn gói cho doanh nghiệp:

• Tư vấn chuyên sâu: Thẩm định mã HS, soát xét bộ chứng từ C/O giúp tối ưu thuế nhập khẩu và giảm thiểu tối đa nguy cơ bị phân luồng đỏ.
• Xử lý nhanh khâu chuyên ngành: Hỗ trợ đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, kiểm dịch, hợp quy nhanh gọn.
• Đội ngũ hiện trường thường trực: Có mặt trực tiếp tại các chi cục hải quan cảng biển (Cát Lái, Cái Mép, Hải Phòng) và kho hàng không sân bay (Tân Sơn Nhất, Nội Bài) để điều phối kiểm hóa và thanh lý cổng nhanh trong ngày.
• Kết hợp đa dịch vụ: Sẵn sàng điều động đội xe vận chuyển đường bộ và hệ thống kho bãi trung chuyển để giải phóng hàng ngay sau khi hoàn tất thủ tục.

Cần hỗ trợ tư vấn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây

THÔNG TIN LIÊN HỆ LOGSUN GLOBAL LOGISTICS

• Hotline: (+84) 903 019 977
• Email: info@logistics-sun.com / linda@logistics-sun.com
• Website: logistics-sun.com
• Địa chỉ: 71/48/3E20 Đường số 6, Phường An Hội Đông, Thành phố Hồ Chí Minh
• FB: https://www.facebook.com/logsungloballogistics
• TIKTOK: https://www.tiktok.com/@logsungloballogistics?lang=vi-VN