5 Lỗi Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Khiến Doanh Nghiệp Phải Sửa Bill Và Manifest

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chỉ một sai sót nhỏ trên bộ chứng từ cũng có thể kéo theo hàng loạt rủi ro: chậm trễ thông quan, phát sinh phí phạt sửa chứng từ (amendment fee), lưu kho bãi (DEM/DET) hoặc trễ lịch giao hàng cho đối tác.

Dưới đây là 5 lỗi chứng từ phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải khiến hồ sơ bị ách tắc, phải điều chỉnh Bill of Lading (B/L) hoặc khai sửa E-Manifest.

1. Sai số lượng kiện, trọng lượng hoặc thể tích hàng hóa

Sự không đồng nhất về số liệu vật lý của lô hàng là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc hải quan và hãng tàu yêu cầu giải trình.

• Các thông tin thường gặp lỗi:
  • Số lượng kiện đóng gói (Packages)
  • Tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight)
  • Thể tích lô hàng (Measurement / CBM)
• Yêu cầu: Tất cả các chỉ số này phải hoàn toàn trùng khớp trên toàn bộ hệ thống chứng từ: Booking confirmation, Shipping Instruction (SI), Commercial Invoice, Packing List, Vận đơn (Bill of Lading) và bản khai Manifest.
• Hậu quả: Sai lệch trọng lượng hay số kiện thực tế so với chứng từ sẽ khiến lô hàng bị dừng thông quan, chuyển luồng kiểm hóa, phát sinh chi phí cân/đo lại và buộc phải làm thủ tục xin điều chỉnh trước khi được giải phóng hàng.

2. Sai hoặc thiếu thông tin người nhận hàng (Consignee)

Thông tin pháp nhân nhận hàng đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối theo giấy phép đăng ký kinh doanh và hồ sơ hải quan.

• Các lỗi sai điển hình:
  • Sai chính tả tên pháp nhân công ty.
  • Thiếu loại hình doanh nghiệp (ví dụ: thiếu JSC, LLC, Co., Ltd).
  • Sai địa chỉ trụ sở, mã bưu chính (Zip Code) hoặc mã số thuế (Tax ID).
• Hậu quả: Consignee không đúng thông tin sẽ không thể lấy được Lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu/đại lý forwarder và không thể mở tờ khai hải quan nhập khẩu. Doanh nghiệp bắt buộc phải gửi công văn xin chỉnh sửa B/L và sửa Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, đồng thời chịu thêm phí sửa đổi (Bill Amendment Fee).

3. Khai sai thông tin cảng đi (POL), cảng đến (POD) hoặc địa điểm giao hàng

Cảng xếp dỡ và địa điểm nhận hàng cuối cùng quyết định trực tiếp đến hành trình di chuyển và mức thuế suất/thủ tục áp dụng.

• Các trường hợp nhầm lẫn:
  • Nhầm lẫn giữa Cảng chuyển tải (Transhipment Port) và Cảng dỡ hàng (Port of Discharge – POD).
  • Ghi sai tên cảng đến hoặc nhầm mã cảng (Port Code).
  • Sai địa điểm giao hàng đích (Place of Delivery) trong các hợp đồng Door-to-Door.
• Hậu quả: Nếu tàu đã khởi hành (On Board) hoặc đã cập cảng mà phát hiện sai cảng đến, quy trình can thiệp để chuyển hướng hàng hóa (COD – Change of Destination) vô cùng phức tạp, tốn kém chi phí đổi cảng và kéo dài thời gian giao hàng nghiêm trọng.

4. Sai số Container (Container Number) hoặc số Chì (Seal Number)

Trong quá trình đóng hàng tại kho/bãi và nhập liệu lên tờ khai/hướng dẫn gửi hàng (SI), việc nhầm lẫn các ký tự số container và seal diễn ra khá thường xuyên.

• Rủi ro phát sinh:
  • Nhập sai một ký tự chữ hoặc số của Container Number.
  • Đóng seal mới do kiểm tra lại nhưng không cập nhật lại Seal Number trên chứng từ.
• Hậu quả: Khi hạ bãi hoặc kiểm hóa, nếu số container/seal thực tế trên vỏ cont không khớp với B/L và E-Manifest, hải quan sẽ niêm phong nghi vấn, yêu cầu mở cont kiểm tra thực tế, lập biên bản vi phạm hành chính và bắt buộc hoàn tất thủ tục sửa Manifest trước khi được phép thông quan.

5. Mô tả hàng hóa chung chung hoặc không đồng nhất

Hải quan các nước ngày càng thắt chặt quy định về mô tả tên hàng nhằm phục vụ áp mã HS code và quản lý rủi ro.

• Lỗi mô tả quá mơ hồ: Sử dụng các danh từ chung chung như Machinery (Máy móc), Parts (Linh kiện), Electronic Goods (Đồ điện tử), Materials (Nguyên liệu)… mà không nêu rõ chủng loại, model hay công năng.
• Yêu cầu: Tên hàng phải chi tiết, rõ ràng và có sự đồng nhất tuyệt đối giữa Invoice, Packing List, Mã HS Code và Tờ khai Hải quan.
• Hậu quả: Doanh nghiệp sẽ bị cơ quan hải quan bác bỏ mã HS áp dụng, yêu cầu giám định tên hàng, chỉnh sửa tờ khai và giải trình nguồn gốc xuất xứ, làm chậm toàn bộ tiến độ phân phối.

Logsun Global Logistics – Giải pháp hạn chế sai sót chứng từ, chủ động mọi lô hàng

Để loại bỏ hoàn toàn các rủi ro phát sinh từ chứng từ và chi phí sửa đổi ngoài ý muốn, việc đồng hành cùng một đơn vị logistics chuyên nghiệp là điều cốt lõi.

Tại Logsun Global Logistics, chúng tôi cam kết:

• Kiểm tra chéo chứng từ đa tầng: Rà soát kỹ lưỡng từ Booking, SI, Invoice, Packing List đến Dự thảo Bill (Draft B/L) trước khi phát hành chính thức.
• Tư vấn chuẩn hóa mô tả hàng & HS Code: Giúp doanh nghiệp áp mã chính xác, tuân thủ đúng quy định hải quan quốc tế.
• Xử lý nhanh chóng các nghiệp vụ phát sinh: Đội ngũ giàu kinh nghiệm hỗ trợ xử lý thủ tục sửa Manifest, thông quan tờ khai và làm việc trực tiếp với hãng tàu/cơ quan ban ngành.

Doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn tối ưu thủ tục hải quan và vận chuyển quốc tế? Liên hệ ngay với Logsun Global Logistics để được hỗ trợ 24/7!

THÔNG TIN LIÊN HỆ LOGSUN GLOBAL LOGISTICS

• Hotline: (+84) 903 019 977
• Email: info@logistics-sun.com / linda@logistics-sun.com
• Website: logistics-sun.com
• Địa chỉ: 71/48/3E20 Đường số 6, Phường An Hội Đông, Thành phố Hồ Chí Minh
• FB: https://www.facebook.com/logsungloballogistics
• TIKTOK: https://www.tiktok.com/@logsungloballogistics?lang=vi-VN