Quy trình xuất khẩu nông sản từ Việt Nam đi nước ngoài gồm những bước nào?

Xuất khẩu nông sản là ngành hàng mang lại giá trị kinh tế lớn nhưng cũng đối mặt với nhiều hàng rào kỹ thuật khắt khe. Một lô hàng nông sản tươi hay chế biến muốn thông quan thuận lợi sang các thị trường quốc tế đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ chất lượng vùng trồng, kiểm dịch thực vật cho đến khâu bảo quản lạnh trên suốt hành trình vận chuyển.

Dưới đây là quy trình 7 bước thực tế cùng các lưu ý nghiệp vụ cốt lõi giúp doanh nghiệp, đơn vị thu mua và người mới tham gia ngành xuất khẩu nông sản làm chủ quy trình, hạn chế tối đa rủi ro chậm trễ tại cửa khẩu.

1. Xác định thị trường xuất khẩu và yêu cầu đối với nông sản

Mỗi quốc gia nhập khẩu đều đặt ra các quy định kiểm dịch và rào cản kỹ thuật riêng biệt, không áp dụng một công thức chung cho mọi loại nông sản:

• Thị trường Trung Quốc (quản lý bởi GACC): Yêu cầu ký kết Nghị định thư mở cửa cho từng loại trái cây tươi; bắt buộc có mã số vùng trồng và mã số cơ sở đóng gói; đăng ký doanh nghiệp sản xuất theo Lệnh 248, 249.
• Thị trường Mỹ, Úc, New Zealand: Đòi hỏi kiểm tra dư lượng thuốc bảo vệ thực vật khắt khe; kiểm soát dịch hại mục tiêu nghiêm ngặt và bắt buộc phải qua xử lý chiếu xạ hoặc xử lý nhiệt trước khi xuất cảng.
• Thị trường Nhật Bản, Hàn Quốc: Kiểm tra nghiêm ngặt mức dư lượng tối đa cho phép (MRL); nhiều loại trái cây (như xoài, thanh long) bắt buộc xử lý hơi nước nóng (VHT) để diệt trừ ruồi đục quả.
• Thị trường EU: Kiểm soát chặt chẽ an toàn thực phẩm, kim loại nặng, chỉ tiêu vi sinh và hồ sơ trách nhiệm xã hội, phát triển bền vững.

2. Chuẩn bị vùng trồng, chất lượng hàng hóa và hồ sơ liên quan

Nông sản xuất khẩu phải đáp ứng đồng thời cả tiêu chuẩn canh tác và pháp lý nguồn gốc:

• Mã số vùng trồng (PUC) và mã cơ sở đóng gói (PHC): Đối soát mã số còn hiệu lực trên hệ thống Cục Bảo vệ thực vật; tuyệt đối không thu gom hàng trôi nổi ngoài vùng đăng ký để tránh bị hủy mã số.
• Tiêu chuẩn chất lượng: Áp dụng các chứng nhận thực hành nông nghiệp tốt như VietGAP, GlobalGAP, Organic hoặc tiêu chuẩn ISO/HACCP đối với nông sản chế biến.
• Nhật ký canh tác: Lưu trữ hồ sơ phun thuốc BVTV, đảm bảo thời gian cách ly (PHI) trước khi thu hoạch để dư lượng hóa chất nằm trong ngưỡng cho phép của nước nhập khẩu.

3. Đàm phán hợp đồng và lựa chọn điều kiện giao hàng

Hợp đồng ngoại thương nông sản có tính chất đặc thù do hàng hóa dễ biến đổi chất lượng trong quá trình vận chuyển dài ngày:

• Quy định phẩm cấp hàng: Thống nhất chi tiết về độ chín, kích cỡ (size quả), độ đường (Brix), tỷ lệ hao hụt tự nhiên cho phép và quy cách đóng gói (thùng carton có lỗ thông gió, giỏ nhựa, túi hút khí ethylene).
• Lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp:
  • FOB (Giao hàng lên tàu): Phù hợp khi người mua có chỉ định hãng vận chuyển, bên bán kết thúc trách nhiệm khi hàng đã qua lan can tàu.
  • CIF/CFR (Giao hàng tại cảng đến): Doanh nghiệp xuất khẩu chủ động book cước tàu, kiểm soát toàn bộ chất lượng container lạnh và lịch trình di chuyển.
• Điều khoản giám định và xử lý tranh chấp: Chỉ định rõ đơn vị giám định độc lập tại cảng đi và cảng đến (SGS, Vinacontrol…) để làm căn cứ giải quyết nếu phát sinh hư hỏng, thối hỏng dọc đường.

4. Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu và thực hiện thủ tục hải quan

Bộ chứng từ xuất khẩu nông sản tiêu chuẩn bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract) và Vận đơn vận tải (Bill of Lading / Air Waybill).
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Xin cấp các form ưu đãi thuế quan như Form E (đi Trung Quốc), Form D (đi ASEAN), Form AK/VK (đi Hàn Quốc), Form VJ/AJ (đi Nhật), Form EUR.1 (đi EU)…

Doanh nghiệp tiến hành lên tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS. Nông sản thô chưa qua chế biến xuất khẩu thuộc đối tượng không chịu thuế xuất khẩu (hoặc thuế suất 0%), tờ khai thường được phân vào luồng xanh hoặc luồng vàng nếu hồ sơ hợp lệ.

5. Kiểm dịch thực vật và kiểm tra chuyên ngành (nếu áp dụng)

Đây là khâu quyết định trực tiếp đến việc hàng có đủ điều kiện rời khỏi Việt Nam hay không:

• Đăng ký kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Nộp hồ sơ đăng ký trên Cổng thông tin một cửa quốc gia trước khi đưa hàng ra cảng hoặc cửa khẩu.
• Lấy mẫu kiểm tra thực tế: Cán bộ Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng sẽ lấy mẫu trực tiếp tại kho đóng gói hoặc tại cảng/cửa khẩu để soi vi sinh, nấm bệnh và kiểm tra sinh vật gây hại còn sống.
• Xử lý kiểm dịch chuyên ngành: Đưa hàng qua các trung tâm xử lý chiếu xạ hoặc cơ sở xử lý hơi nước nóng (VHT) theo chỉ định bắt buộc của nước nhập khẩu.
• Cấp chứng thư: Khi mẫu kiểm tra đạt tiêu chuẩn, cơ quan thẩm quyền sẽ cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật gốc để nộp kèm bộ chứng từ giao hàng.

6. Đóng gói, bảo quản và lựa chọn phương thức vận chuyển

Kiểm soát chuỗi cung ứng lạnh (Cold Chain) là yếu tố sống còn đối với nông sản tươi:

• Vận chuyển đường biển bằng container lạnh (Reefer Container): Dành cho hàng khối lượng lớn, thời gian bảo quản cho phép dài (chuối, thanh long, bưởi, gừng…). Yêu cầu cài đặt chính xác nhiệt độ, độ ẩm và tỷ lệ mở cửa thông gió (Ventilation) phù hợp với từng chủng loại quả. Container phải được kiểm tra kỹ thuật máy lạnh (PTI) trước khi cấp vỏ đóng hàng.
• Vận chuyển đường hàng không (Air Freight): Dành cho hàng giá trị cao, thời hạn sử dụng ngắn hoặc hàng mẫu gửi gấp (chôm chôm, nhãn, vải thiều tươi, ớt chỉ thiên). Cần bảo quản trong kho lạnh sân bay để tránh đứt gãy nhiệt độ.
• Vận chuyển đường bộ liên vận: Sử dụng xe container lạnh xuất khẩu tiểu ngạch hoặc chính ngạch qua các cửa khẩu phía Bắc (Hữu Nghị, Tân Thanh, Lào Cai, Móng Cái) sang Trung Quốc.

7. Giao hàng, theo dõi vận chuyển và hoàn tất hồ sơ

• Hạ bãi container tại cảng biển hoặc vận chuyển xe lên cửa khẩu biên giới theo đúng thời hạn quy định (Cut-off time).
• Cung cấp thông tin chi tiết (SI) cho hãng tàu để phát hành Vận đơn đường biển (Bill of Lading).
• Theo dõi nhiệt độ qua thiết bị ghi nhiệt (Temperature Data Logger) gắn bên trong thùng hàng suốt hành trình.
• Tập hợp đầy đủ bộ chứng từ gốc (B/L, Invoice, Packing List, Phytosanitary Certificate, C/O) gửi hỏa tốc cho người nhập khẩu để họ mở tờ khai nhận hàng tại cảng đến.

8. Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi xuất khẩu nông sản

• Rủi ro đứt gãy chuỗi lạnh: Mất điện tại bãi cảng, cài đặt sai độ thông gió hoặc tài xế tắt máy lạnh trên đường vận chuyển có thể làm nông sản chín sớm hoặc thối hỏng hàng loạt.
• Cắt giảm phát sinh chi phí lưu cont bãi (DEM/DET): Do đặc tính tươi sống, việc ách tắc kiểm dịch hoặc chậm phát hành C/O sẽ khiến chi phí cắm điện cont lạnh đội lên rất cao. Doanh nghiệp cần phối hợp nhịp nhàng giữa khâu thu hoạch và ngày tàu chạy.
• Kiểm soát tồn dư hóa chất: Danh mục hoạt chất bị cấm của các nước nhập khẩu thay đổi thường xuyên. Cần cập nhật định kỳ để điều chỉnh quy trình sử dụng thuốc bảo vệ thực vật tại nhà vườn.

9. Logsun Global Logistics hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình xuất khẩu nông sản

Để tối ưu hóa chuỗi cung ứng nông sản, hạn chế tối đa rủi ro chậm trễ tại cửa khẩu và duy trì chất lượng hàng hóa, Logsun Global Logistics mang đến chuỗi giải pháp vận tải và pháp lý toàn diện:

Tư vấn kiểm dịch & Thủ tục hải quan chuyên sâu

Logsun hỗ trợ doanh nghiệp thẩm định tính hợp lệ của mã vùng trồng, mã đóng gói trên chứng từ; đại diện làm việc với cơ quan kiểm dịch thực vật để lấy mẫu, kiểm tra và hoàn thiện chứng thư kiểm dịch, C/O xuất khẩu nhanh chóng trong ngày.

Giải pháp Vận chuyển đường biển container lạnh chuyên biệt

Kết nối mạng lưới đa hãng tàu, cung ứng vỏ container lạnh đạt chuẩn PTI với dải nhiệt độ kiểm soát chuẩn xác; lịch tàu ổn định đi các thị trường trọng điểm như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ và EU.

Đội xe Vận chuyển đường bộ kết nối vùng nguyên liệu

Đội ngũ xe đầu kéo cont lạnh và xe tải chuyên dụng nhận hàng tận kho đóng gói tại các vùng nguyên liệu (Đồng bằng sông Cửu Long, Tây Nguyên, Đông Nam Bộ), kết nối thông suốt ra cụm cảng Cát Lái, Cái Mép, Hải Phòng và các cửa khẩu biên giới phía Bắc.

Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp xuất khẩu nông sản an toàn, tối ưu chi phí?

Liên hệ ngay với Logsun Global Logistics để được tư vấn quy trình thủ tục hải quan và phương án vận tải container lạnh tối ưu nhất:

📞 Hotline: (+84) 903 019 977  |  ✉️ Email: linda@logistics-sun.com

Địa chỉ: 71/48/3E20 Đường số 6, Phường An Hội Đông, Thành phố Hồ Chí Minh

FB: https://www.facebook.com/logsungloballogistics

TIKTOK: https://www.tiktok.com/@logsungloballogistics?lang=vi-VN