Vào dịp cận Tết Nguyên đán 2026, các doanh nghiệp nhập khẩu đối mặt áp lực chi phí logistics tăng vọt khi cơ quan hải quan, ngân hàng và đơn vị kiểm tra chuyên ngành tạm ngừng làm việc từ 7 đến 9 ngày, khiến hàng hóa dễ bị ứ đọng tại cảng. Tình trạng này khiến container nhanh chóng vượt quá thời hạn miễn phí (Free time) và bị áp phí phạt theo ngày lịch liên tục. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết về cách xin miễn giảm DEM DET mùa tết, giúp các bộ phận mua hàng và xuất nhập khẩu nắm vững quy trình đàm phán với hãng tàu, chủ động chuẩn bị hồ sơ nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi cho doanh nghiệp.
Mục lục của bài viết
- 1 Rủi ro chi phí và cơ chế tính phí lưu bãi lưu cont mùa Tết
- 2 So sánh các phương án kiểm soát hạn free time hãng tàu dịp Tết
- 3 Cách xin miễn giảm DEM DET mùa Tết qua quy trình làm việc với hãng tàu
- 4 Cách lập đơn đề nghị miễn giảm phí lưu container có sức thuyết phục cao
- 5 Dịch vụ thông quan và kiểm soát chi phí DEM DET tối ưu cùng Logsun
- 6 Câu hỏi thường gặp về thủ tục xin gia hạn DEM DET
- 7 Kết luận
Rủi ro chi phí và cơ chế tính phí lưu bãi lưu cont mùa Tết
Chi phí lưu bãi (Demurrage – DEM) và lưu vỏ (Detention – DET) là một trong những khoản phát sinh lớn đối với các lô hàng nhập khẩu đường biển dịp cuối năm. Nhiều doanh nghiệp thường nhầm tưởng rằng các ngày nghỉ lễ chính thức sẽ được hãng tàu tự động trừ ra khi tính thời hạn Free time. Tuy nhiên, theo thông lệ vận tải quốc tế, thời gian miễn phí có thể tính theo ngày làm việc (Working Day), nhưng một khi đã vượt qua mốc này, cách tính dem det hàng nhập khẩu sẽ chuyển sang tính theo ngày dương lịch liên tục (Calendar Day), bao gồm cả thứ Bảy, Chủ nhật và toàn bộ kỳ nghỉ lễ.
Một rủi ro tài chính nghiêm trọng khác là cơ chế biểu phí phạt lũy tiến theo bậc thang (Tier). Cụ thể, sau khi hết hạn Free time, mức phí phạt trong 3–5 ngày đầu thường ở mức cơ bản, nhưng từ ngày thứ 6 trở đi có thể tăng gấp rưỡi hoặc gấp đôi. Đối với những lô hàng có số lượng container lớn hoặc sử dụng container chuyên dụng như container lạnh, chi phí này có thể lên tới hàng chục triệu đồng mỗi ngày.
Bên cạnh đó, áp lực tắc nghẽn tại các bãi trả vỏ rỗng (Depot) ngay sau kỳ nghỉ Tết cũng khiến tài xế không thể hạ vỏ cont đúng hẹn. Tình trạng hãng tàu thay đổi bãi chỉ định trả vỏ làm kéo dài thời gian xoay vòng phương tiện, khiến doanh nghiệp gánh chịu thêm phí lưu bãi lưu cont mùa tết ngoài ý muốn dù hàng đã được đưa ra khỏi cảng.
So sánh các phương án kiểm soát hạn free time hãng tàu dịp Tết
Tùy thuộc vào điều kiện mua bán quốc tế (Incoterms), tính chất mặt hàng và tiến độ chứng từ, doanh nghiệp có thể cân nhắc các giải pháp khác nhau để tối ưu hạn free time hãng tàu dịp tết. Việc nắm vững cách xin miễn giảm DEM DET mùa Tết ngay từ khâu điều phối ban đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tránh phát sinh công nợ cước không đáng có.
| Tiêu chí đánh giá | Đàm phán từ khâu Booking | Gia hạn trước kỳ nghỉ tại cảng đến | Đưa về bãi ngoài rút ruột sớm |
|---|---|---|---|
| Thời điểm thực hiện | Trước khi phát hành vận đơn tại đầu xuất | Trước khi kỳ nghỉ Tết bắt đầu 5–7 ngày | Ngay khi container cập cảng sát Tết |
| Tính khả thi | Phụ thuộc vào điều kiện mua (FOB dễ hơn CIF) | Phụ thuộc hạn quyền của hãng tàu địa phương | Doanh nghiệp chủ động điều phối xe và bãi |
| Chi phí phát sinh | Không phát sinh chi phí phụ trợ | Có thể phát sinh phí chỉnh sửa manifest (nếu có) | Phát sinh phí nâng hạ, vận chuyển và lưu kho bãi |
| Mức độ kiểm soát | Rất cao, số ngày hiển thị rõ trên chứng từ | Trung bình, cần văn bản duyệt chính thức | Cao, ngắt chu kỳ tính DET của vỏ container |
Đàm phán kéo dài Free time ngay từ khâu đặt chỗ (Booking)
Phương án an toàn nhất là yêu cầu bên bán hoặc đơn vị giao nhận vận tải đàm phán xin tăng số ngày Free DEM/DET kết hợp (Combined Free time) ngay từ lúc đặt booking tại nước xuất khẩu. Khi được chấp thuận, số ngày miễn phí sẽ được ghi nhận trực tiếp trên Booking Confirmation, Manifest và vận đơn đường biển (Bill of Lading). Doanh nghiệp nhập khẩu theo điều kiện FOB thường có lợi thế chỉ định hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để dễ dàng thống nhất số ngày miễn phí dài hơn bình thường.
Đề nghị hãng tàu gia hạn trước khi kỳ nghỉ bắt đầu tại cảng đến
Với các lô hàng đang trên biển hoặc đã chốt booking mà chưa có đủ ngày lưu bãi mong muốn, doanh nghiệp có thể làm việc với văn phòng đại diện hãng tàu tại Việt Nam để xin thêm ngày miễn phí lưu bãi. Biện pháp này giải quyết kịp thời cho các lô hàng có nguy cơ kẹt lại cảng do các cơ quan kiểm tra chuyên ngành tạm dừng tiếp nhận mẫu thử nghiệm. Điểm mấu chốt là phải xúc tiến hồ sơ trước khi kỳ nghỉ Tết chính thức bắt đầu.
Chuyển container về kho ngoại quan hoặc bãi ngoài để rút ruột sớm
Trong trường hợp hãng tàu từ chối gia hạn thêm thời gian lưu vỏ, giải pháp kỹ thuật phù hợp là thực hiện thủ tục chuyển container về cảng cạn (ICD), kho ngoại quan hoặc bãi tập kết tư nhân để tiến hành rút ruột container và trả vỏ rỗng về depot trước Tết. Phương án này làm phát sinh chi phí nâng hạ và lưu kho bãi phụ trợ, nhưng giúp cắt đứt chuỗi tính phí lưu vỏ container mùa tết đang có xu hướng nhảy sang các bậc phạt lũy tiến đắt đỏ.
Cách xin miễn giảm DEM DET mùa Tết qua quy trình làm việc với hãng tàu
Nắm rõ quy trình và các kênh làm việc nội bộ của các hãng vận chuyển quốc tế là yếu tố quyết định để áp dụng thành công cách xin miễn giảm DEM DET mùa tết. Việc gửi đề nghị sai bộ phận hoặc gửi quá muộn thường dẫn đến tình trạng hồ sơ bị tồn đọng và không được xét duyệt kịp thời.
Bước 1: Xác định đúng kênh tiếp cận và thời điểm nộp hồ sơ
Theo kinh nghiệm làm việc với hãng tàu, doanh nghiệp cần phân định rõ người tiếp nhận thông tin. Nếu làm việc trực tiếp với hãng tàu qua vận đơn chủ (Master B/L), công văn cần được gửi đồng thời cho bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service) và nhân viên kinh doanh phụ trách tài khoản (Sales PIC). Trường hợp đi hàng qua công ty giao nhận vận tải sử dụng vận đơn thứ cấp (House B/L), toàn bộ hồ sơ phải nộp thông qua forwarder để họ đại diện bảo lãnh.
Thời điểm gửi văn bản đề nghị an toàn nhất là trước kỳ nghỉ Tết từ 5 đến 7 ngày làm việc. Quãng thời gian này đủ để nhân sự tại chi nhánh Việt Nam kiểm tra dữ liệu và trình hồ sơ lên Văn phòng quản lý khu vực (Regional Operating Center – ROC) phê duyệt nếu vượt quá hạn quyền giải quyết tại chỗ.
Bước 2: Phân biệt chính xác nhu cầu gia hạn DEM và DET
Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu của mình là xin gia hạn Demurrage (lưu bãi tại cảng), Detention (lưu vỏ cont tại kho riêng) hay Combined (thời gian dùng chung cho cả bãi và vỏ). Việc ghi chung chung “xin gia hạn lưu container” có thể khiến hãng tàu cấp nhầm ngày DET trong khi container vẫn đang nằm tại cảng chờ thông quan, dẫn đến việc doanh nghiệp vẫn phải nộp toàn bộ hóa đơn tiền phạt DEM.
Bước 3: Xác nhận phê duyệt và cập nhật hệ thống trước Tết
Mọi thỏa thuận qua điện thoại hoặc trao đổi miệng đều không có giá trị pháp lý khi hệ thống phát hành hóa đơn nợ cước (Debit Note). Doanh nghiệp phải yêu cầu hãng tàu gửi thư xác nhận chính thức qua email hoặc cấp văn bản chấp thuận điều chỉnh ngày Free time. Sau đó, nhân viên phụ trách cần theo dõi xem thông tin mới đã được cập nhật đồng bộ lên hệ thống quản lý dữ liệu vỏ container của hãng trước khi văn phòng đóng cửa nghỉ Tết.
Cách lập đơn đề nghị miễn giảm phí lưu container có sức thuyết phục cao
Trong quá trình thực hiện cách xin miễn giảm DEM DET mùa Tết, một đơn đề nghị miễn giảm phí lưu container thành công không thể chỉ trình bày hoàn cảnh khó khăn chung chung, mà phải dựa trên các căn cứ nghiệp vụ cụ thể, số liệu rõ ràng và lý do khách quan không xuất phát từ sự chậm trễ của chủ hàng.
Thông tin định danh lô hàng trên mẫu công văn xin gia hạn free time
Một mẫu công văn xin gia hạn free time tiêu chuẩn gửi đại diện hãng tàu cần hiển thị đầy đủ và chuẩn xác các trường thông tin kỹ thuật ngay phần mở đầu:
- Tên hãng tàu tiếp nhận và văn phòng đại diện tại khu vực quản lý.
- Tên người nhập khẩu (Consignee) kèm mã số thuế và thông tin liên hệ.
- Số vận đơn đường biển (Bill of Lading No.) và số đặt chỗ (Booking No.).
- Tên tàu vận chuyển (Vessel) và số chuyến hành trình (Voyage).
- Danh sách chi tiết các số container, số seal và loại vỏ (container 20 feet, 40 feet thường hoặc container chuyên dụng).
- Thời gian tàu cập cảng dự kiến (ETA) và cảng đích dỡ hàng (POD).
Lý do thuyết minh khách quan kèm cam kết thời hạn giải phóng cont
Trong phần nội dung giải trình, doanh nghiệp cần nêu bật các trở ngại khách quan trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng. Các lý do có sức thuyết phục cao thường bao gồm: lịch nghỉ Tết chính thức kéo dài của các cơ quan quản lý nhà nước năm 2026, ngân hàng tạm ngưng giao dịch thanh toán quốc tế để phát hành lệnh giao hàng (D/O), hoặc tình trạng quá tải kiểm hóa tập trung tại cửa khẩu cảng biển.
Đi kèm với lý do giải trình, doanh nghiệp phải đề xuất số ngày xin thêm cụ thể (ví dụ: xin thêm 3 ngày DEM hoặc 5 ngày DET) và đưa ra cam kết bằng văn bản về mốc thời gian hoàn tất thủ tục hải quan, rút hàng và hạ vỏ rỗng về đúng depot quy định ngay sau kỳ nghỉ.
Dịch vụ thông quan và kiểm soát chi phí DEM DET tối ưu cùng Logsun
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc trực tiếp đàm phán kéo dài thời gian lưu cont với các hãng vận tải biển lớn thường gặp nhiều hạn chế do sản lượng đơn lẻ. Logsun Global Logistics, với hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế, mang đến các giải pháp logistics toàn diện giúp khách hàng hạn chế phát sinh DEM DET cận tết.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói tại Logsun Global Logistics để được hỗ trợ từ khâu khai báo tờ khai, làm việc với các cơ quan kiểm tra chuyên ngành, kiểm hóa thực tế tại cảng đến điều phối phương tiện lấy hàng nhanh chóng. Với kinh nghiệm thực tế, chúng tôi hỗ trợ khách hàng tìm cách xin miễn giảm DEM DET mùa Tết hiệu quả và linh hoạt. Bên cạnh đó, giải pháp ủy thác nhập khẩu hàng hóa trọn gói giúp doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ nhập khẩu và thủ tục tại cảng một cách đồng bộ.
Quy trình phối hợp nghiệp vụ của chúng tôi tuân thủ 4 bước chặt chẽ: Tiếp nhận yêu cầu và lập kế hoạch → Vận chuyển hàng → Theo dõi đơn hàng → Giao hàng. Thông qua mạng lưới đối tác rộng khắp trên các tuyến vận chuyển quốc tế và nội địa, Logsun Global Logistics luôn đồng hành theo sát tiến độ đơn hàng, tư vấn phương án giải phóng container kịp thời, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí phát sinh trong các giai đoạn cao điểm cuối năm.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục xin gia hạn DEM DET
Dưới đây là phần giải đáp các thắc mắc thường gặp của các bộ phận xuất nhập khẩu liên quan đến thủ tục xin gia hạn DEM DET và chính sách lưu bãi của các hãng vận chuyển trong kỳ nghỉ dài ngày.
Kỳ nghỉ Tết kéo dài thì hãng tàu có tự động cộng thêm ngày miễn phí không?
Hầu hết các hãng tàu không tự động cộng thêm ngày miễn phí trừ khi có chính sách thông báo chung bằng văn bản. Nếu không có đề nghị và xác nhận cụ thể từ trước, hệ thống quản lý của hãng tàu vẫn tự động kích hoạt tính phí phạt theo biểu phí ngày dương lịch khi hết hạn Free time.
Doanh nghiệp nên gửi văn bản xin gia hạn trước Tết bao nhiêu ngày?
Doanh nghiệp nên chủ động rà soát lịch tàu cập cảng và gửi văn bản đề nghị cho đại diện hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận trước kỳ nghỉ Tết tối thiểu từ 5 đến 7 ngày làm việc để các cấp phụ trách kịp thời xử lý hồ sơ.
Hàng đi qua forwarder (House B/L) thì chủ hàng xin miễn giảm như thế nào?
Khi sử dụng vận đơn thứ cấp, chủ hàng không gửi công văn trực tiếp cho hãng tàu mà cần liên hệ với công ty forwarder phụ trách lô hàng. Forwarder sẽ đại diện đứng tên trên Master B/L để tiến hành giải trình, nộp đơn đề nghị và đàm phán chính sách gia hạn với hãng tàu.
Logsun có nhận vận chuyển hàng nhập khẩu về Việt Nam không?
Có. Logsun Global Logistics hỗ trợ vận chuyển hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam bằng đường biển, đường hàng không và các phương thức phù hợp khác theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.
Kết luận
Chủ động áp dụng cách xin miễn giảm DEM DET mùa tết thông qua quy trình làm việc bài bản và công văn giải trình chặt chẽ là giải pháp thiết thực để doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh dịp cao điểm cuối năm. Để chủ động kiểm soát chi phí lưu bãi và tối ưu thời gian Free time dịp cao điểm, quý doanh nghiệp hãy liên hệ Logsun qua hotline (+84) 903 019 977 hoặc email linda@logistics-sun.com để được tư vấn phương án vận chuyển và báo giá cước chi tiết nhất.
Logsun Global Logistics
- Địa chỉ: 71/48/3E20 Đường số 6, Phường An Hội Đông, Thành phố Hồ Chí Minh
- Hotline: (+84) 903 019 977
- Email: linda@logistics-sun.com
- Website: logistics-sun.com
- Facebook: https://www.facebook.com/logsungloballogistics
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@logsungloballogistics?lang=vi-VN