Freight Forwarder là gì? Có nên thuê đơn vị Forwarder không?

Một doanh nghiệp tại Việt Nam nhận được đơn hàng xuất khẩu sang Mỹ trị giá hàng tỷ đồng. Hàng hóa đã sản xuất xong, khách hàng đã thanh toán đặt cọc, nhưng doanh nghiệp lại lúng túng với hàng loạt câu hỏi:

• Đặt tàu ở đâu?
• Làm thủ tục hải quan như thế nào?
• Ai sẽ xử lý vận đơn?
• Làm sao theo dõi lô hàng khi đang trên biển?
• Nếu phát sinh sự cố tại cảng thì ai chịu trách nhiệm?

Đây là tình huống rất phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu. Thực tế, để một lô hàng quốc tế được vận chuyển thành công, phía sau không chỉ có hãng tàu hay hãng hàng không mà còn có một mắt xích cực kỳ quan trọng mang tên Freight Forwarder.

Theo Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA), Freight Forwarder đóng vai trò là đơn vị tổ chức và điều phối toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều sử dụng dịch vụ Forwarder nhằm tối ưu chi phí, giảm thiểu rủi ro và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Vậy Freight Forwarder là gì? Có nên thuê đơn vị Forwarder hay tự thực hiện logistics? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Freight Forwarder là gì?

Freight Forwarder (Forwarder) là đơn vị trung gian chuyên tổ chức, điều phối và quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận thông qua nhiều phương thức vận tải khác nhau.

Theo định nghĩa của Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế FIATA, Forwarder là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics và giao nhận hàng hóa quốc tế thay mặt chủ hàng thực hiện các thủ tục cần thiết để vận chuyển hàng hóa đến đích.

Hiểu đơn giản, Forwarder giống như “kiến trúc sư” của quá trình vận chuyển hàng hóa.

Họ không nhất thiết sở hữu tàu biển, máy bay hay xe tải nhưng có khả năng:

• Thuê chỗ trên tàu hoặc máy bay.
• Điều phối vận chuyển.
• Xử lý chứng từ.
• Làm thủ tục hải quan.
• Theo dõi hành trình hàng hóa.
• Phối hợp với các bên liên quan.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp tại Bình Dương xuất khẩu đồ gỗ sang Mỹ. Thay vì tự liên hệ với hãng tàu, hải quan, kho bãi và đối tác giao nhận tại nước ngoài, doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một Forwarder để được hỗ trợ toàn bộ quy trình.

Nguồn tham khảo:

• FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations).
• CSCMP Supply Chain Management Definitions.

Vai trò của Forwarder trong xuất nhập khẩu

Trong hoạt động thương mại quốc tế, Forwarder đóng vai trò cầu nối giữa người bán, người mua, hãng vận tải và các cơ quan quản lý.

Tư vấn giải pháp vận chuyển

Forwarder giúp doanh nghiệp lựa chọn:

• Tuyến vận chuyển phù hợp.
• Phương thức vận chuyển tối ưu.
• Loại container phù hợp.
• Điều kiện Incoterms thích hợp.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu.

Kết nối với hãng tàu và hãng hàng không

Do có mạng lưới đối tác rộng, Forwarder thường có khả năng:

• Đặt chỗ nhanh chóng.
• Có lịch tàu đa dạng.
• Đàm phán mức giá cạnh tranh.

Hỗ trợ thủ tục hải quan

Đây là một trong những vai trò quan trọng nhất.

Forwarder hỗ trợ:

• Khai báo hải quan.
• Chuẩn bị chứng từ.
• Kiểm tra chuyên ngành.
• Xin giấy phép xuất nhập khẩu.

Theo dõi và xử lý phát sinh

Trong quá trình vận chuyển có thể xuất hiện:

• Chậm tàu.
• Thiếu chứng từ.
• Kiểm hóa.
• Thay đổi lịch trình.

Forwarder sẽ là đơn vị trực tiếp xử lý nhằm hạn chế ảnh hưởng đến khách hàng.

Những công việc Forwarder thực hiện

Nhiều người cho rằng Forwarder chỉ làm nhiệm vụ đặt tàu. Tuy nhiên trên thực tế, phạm vi công việc rộng hơn rất nhiều.

Booking vận chuyển

Forwarder làm việc với:

• Hãng tàu.
• Hãng hàng không.
• Đơn vị vận tải nội địa.

Để sắp xếp phương án vận chuyển phù hợp nhất.

Chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu

Bao gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading.
• Air Waybill.
• C/O.
• Chứng từ kiểm dịch.

Khai báo hải quan

Forwarder hỗ trợ:

• Xác định HS Code.
• Tính thuế.
• Khai báo điện tử.
• Thông quan hàng hóa.

Gom hàng (Consolidation)

Đối với hàng lẻ LCL, Forwarder thực hiện gom nhiều lô hàng vào cùng một container nhằm tối ưu chi phí.

Theo dõi lô hàng

Cập nhật:

• Lịch trình tàu.
• Tình trạng vận chuyển.
• Thời gian dự kiến đến cảng.

Dịch vụ Door to Door

Nhiều Forwarder hiện nay cung cấp dịch vụ Door to Door, giúp khách hàng chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất.

Lợi ích khi thuê Forwarder

Tiết kiệm thời gian

Doanh nghiệp không cần làm việc với nhiều đơn vị khác nhau như:

• Hãng tàu.
• Hải quan.
• Kho bãi.
• Đơn vị vận tải nội địa.

Giảm rủi ro

Forwarder có kinh nghiệm xử lý:

• Hồ sơ xuất nhập khẩu.
• Chính sách hải quan.
• Các tình huống phát sinh.

Nhờ đó giảm đáng kể nguy cơ chậm hàng hoặc bị xử phạt.

Tối ưu chi phí

Theo nghiên cứu của World Bank, tối ưu logistics là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và giảm chi phí vận hành.

Forwarder có thể giúp:

• Tối ưu tuyến vận chuyển.
• Giảm chi phí vận tải.
• Hạn chế chi phí lưu kho bãi.

Tận dụng mạng lưới toàn cầu

Các Forwarder lớn thường có hệ thống đại lý quốc tế giúp hỗ trợ giao nhận tại nhiều quốc gia.

Những rủi ro khi tự thực hiện logistics

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng tự làm logistics sẽ tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên thực tế không phải lúc nào cũng như vậy.

Sai sót chứng từ

Các lỗi phổ biến:

• Sai HS Code.
• Sai thông tin vận đơn.
• Thiếu chứng từ.

Có thể khiến hàng hóa bị chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí.

Thiếu kinh nghiệm đàm phán

Doanh nghiệp khó có được mức giá vận chuyển tốt như các Forwarder có sản lượng lớn.

Khó xử lý phát sinh

Các tình huống như:

• Chậm tàu.
• Hủy chuyến.
• Kiểm hóa.
• Tranh chấp vận tải.

Đòi hỏi kinh nghiệm thực tế để xử lý hiệu quả.

Tăng áp lực quản lý

Doanh nghiệp phải phân bổ nhân sự theo dõi toàn bộ quá trình logistics thay vì tập trung vào sản xuất và kinh doanh.

Tiêu chí lựa chọn Forwarder uy tín

Kinh nghiệm thực tế

Nên ưu tiên các đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế.

Hệ thống đối tác rộng

Forwarder có mạng lưới đại lý và hãng tàu lớn sẽ giúp đảm bảo tính ổn định của dịch vụ.

Dịch vụ trọn gói

Một Forwarder chuyên nghiệp cần có khả năng cung cấp:

• Vận chuyển quốc tế.
• Hải quan.
• Kho bãi.
• Door to Door.

Minh bạch chi phí

Báo giá rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách và tránh các khoản phát sinh không mong muốn.

Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng

Khả năng phản hồi và xử lý sự cố là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động logistics.

Logsun Global Logistics hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực logistics quốc tế, Logsun Global Logistics cung cấp giải pháp giao nhận và vận tải toàn diện cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Các dịch vụ nổi bật gồm:

Vận chuyển đường biển quốc tế

• FCL.
• LCL.
• Door to Door.
• Hàng dự án.

Vận chuyển hàng không quốc tế

Phù hợp với:

• Hàng giá trị cao.
• Hàng cần giao gấp.
• Hàng mẫu.

Dịch vụ khai báo hải quan

• Khai báo xuất khẩu.
• Khai báo nhập khẩu.
• HS Code.
• C/O.
• Kiểm tra chuyên ngành.

Logistics trọn gói

Logsun Global Logistics hỗ trợ từ khâu tư vấn, vận chuyển, hải quan đến giao nhận cuối cùng, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí vận hành.

Kết luận

Freight Forwarder không chỉ là đơn vị đặt tàu hay vận chuyển hàng hóa mà còn là đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động logistics quốc tế. Việc lựa chọn một Forwarder chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp logistics trọn gói, vận chuyển quốc tế hoặc dịch vụ hải quan chuyên nghiệp, Logsun Global Logistics luôn sẵn sàng đồng hành với những giải pháp phù hợp cho từng nhu cầu thực tế.

Liên hệ Logsun Global Logistics ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và xây dựng phương án logistics tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

Thông tin liên hệ:

HOTLINE: (+84) 903 019 977

Email: linda@logistics-sun.com

Địa chỉ: 71/48/3E20 Đường số 6, Phường An Hội Đông, Thành phố Hồ Chí Minh