Phân luồng hải quan là một thuật ngữ quen thuộc nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ ý nghĩa, tác động và cách chuẩn bị để xử lý từng loại luồng một cách hiệu quả. Đặc biệt, trong bối cảnh thị trường xuất nhập khẩu ngày càng bị siết chặt như hiện nay, việc hiểu đúng và chuẩn bị tốt cho việc phân luồng hải quan có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro không đáng có.

Trong bài viết này, Logsun Global Logistics sẽ cùng bạn giải mã toàn diện về phân luồng hải quan, từ định nghĩa, cách hệ thống phân luồng, nguyên nhân hàng bị vào luồng đỏ/vàng, đến các mẹo giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ vào luồng xanh.

1. Phân luồng hải quan là gì?

Phân luồng hải quan là quy trình phân loại rủi ro hàng hóa xuất nhập khẩu khi doanh nghiệp nộp tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/VIS – hệ thống thông quan tự động của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Dựa vào dữ liệu khai báo và hồ sơ của doanh nghiệp, hệ thống sẽ tự động chia tờ khai vào một trong ba loại luồng: luồng xanh, luồng vàng, hoặc luồng đỏ.

Vì sao cần phân luồng?

Phân luồng giúp cơ quan hải quan:

• Tập trung kiểm tra những lô hàng có nguy cơ vi phạm cao

• Rút ngắn thời gian thông quan với các lô hàng tuân thủ tốt

• Nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro, chống gian lận thương mại

2. Các loại luồng hải quan và ý nghĩa

Luồng Xanh: Thông quan nhanh chóng

• Miễn kiểm tra hồ sơ

• Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

• Doanh nghiệp chỉ cần hoàn tất nộp thuế (nếu có), hệ thống sẽ tự động thông quan

• Áp dụng cho doanh nghiệp tuân thủ tốt pháp luật, mặt hàng không thuộc diện rủi ro cao

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp xuất khẩu gốm sứ sang Hàn Quốc, khai báo đúng, hàng hóa đã từng xuất nhiều lần, không thay đổi mã HS, đủ chứng từ… thường được phân luồng xanh.

Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ

• Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ khai báo

• Không kiểm tra hàng hóa thực tế

• Hồ sơ thường được kiểm trong vòng 1–2 ngày làm việc

Một số loại chứng từ cần nộp:

• Hợp đồng thương mại

• Invoice (hóa đơn thương mại)

• Packing list (phiếu đóng gói)

• Giấy phép chuyên ngành (nếu có)

• Chứng nhận xuất xứ (C/O)

Tình huống thường gặp: Hàng nhập khẩu thiết bị y tế từ Mỹ – là mặt hàng nhạy cảm, dù khai báo đúng vẫn có thể bị vào luồng vàng để kiểm chứng hồ sơ, giấy phép của Bộ Y tế.

Luồng Đỏ: Kiểm tra kỹ lưỡng

• Kiểm tra hồ sơ + kiểm tra thực tế hàng hóa

• Hàng hóa bị mở container để kiểm tra thực tế

• Quá trình thông quan có thể kéo dài 2–5 ngày, tùy tình huống

Đối tượng dễ bị vào luồng đỏ:

• Doanh nghiệp vi phạm trong quá khứ

• Hàng hóa thuộc nhóm kiểm soát đặc biệt (hóa chất, thực phẩm, hàng lưỡng dụng…)

• Khai báo không khớp, nghi ngờ gian lận

Lưu ý: Khi bị phân luồng đỏ, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ hồ sơ, phối hợp tốt với đội kiểm hóa và làm việc qua đại lý/logistics uy tín để không bị chậm tiến độ giao hàng.

3. Hệ thống phân luồng dựa vào đâu?

Hệ thống phân luồng hải quan Việt Nam hoạt động dựa trên thuật toán đánh giá rủi ro, kết hợp các tiêu chí như:

• Lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp: đã từng vi phạm hay chưa, bị xử phạt hành chính chưa

• Loại hàng hóa: mặt hàng nhạy cảm, chịu kiểm soát đặc biệt

• Nguồn gốc xuất xứ: từ quốc gia có nguy cơ gian lận cao hay không

• Thông tin khai báo: có khớp với hồ sơ thực tế không, có nghi ngờ không

Kết quả phân luồng hoàn toàn tự động, không bị can thiệp bằng tay ở bước đầu tiên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, cán bộ hải quan có thể chuyển luồng thủ công nếu phát hiện bất thường.

4. Vì sao hàng của bạn bị vào luồng vàng hoặc đỏ?

Đây là câu hỏi Logsun thường xuyên nhận được từ khách hàng. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến:

Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không rõ ràng

• Thiếu giấy phép, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

• Thông tin khai báo thiếu chi tiết (ví dụ: khai thiếu mã HS phụ)

Doanh nghiệp mới hoặc ít lịch sử giao dịch

• Chưa đủ “điểm uy tín” với hệ thống

• Dễ bị vào luồng vàng/đỏ để tăng giám sát

Hàng hóa thuộc nhóm rủi ro

• Thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, hàng cũ đã qua sử dụng…

• Cần kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, kiểm tra an toàn

Hệ thống nghi ngờ khai gian

• Khai giá thấp bất thường

• Khai sai mã HS để trốn thuế

• Khai sai mục đích sử dụng (để lách kiểm tra)

5. Cách tăng tỷ lệ vào luồng xanh: Kinh nghiệm thực chiến từ Logsun

Khai báo chính xác, logic và minh bạch

• Hãy đầu tư vào việc khai báo hải quan chuẩn chỉnh ngay từ đầu

• Tránh sửa tờ khai nhiều lần

• Sử dụng mã HS chính xác, mô tả hàng hóa đầy đủ

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chuyên ngành

• Có kiểm tra chất lượng? Chuẩn bị giấy đăng ký và kết quả kiểm tra

• Có kiểm dịch thực vật/động vật? Nộp đơn trước khi hàng đến cảng

Sử dụng dịch vụ thông quan trọn gói uy tín

• Các đơn vị chuyên nghiệp như Logsun Global Logistics giúp bạn:

  • Khai báo chính xác, đúng chuẩn VNACCS

  • Theo dõi tiến độ phân luồng

  • Ứng phó khi bị kiểm hóa, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp

Xây dựng lịch sử tuân thủ

• Không vi phạm hành chính, không gian lận

• Giao dịch đều đặn, hồ sơ rõ ràng => được hệ thống đánh giá tích cực

6. Hàng bị vào luồng đỏ, cần làm gì?

Không phải lúc nào luồng đỏ cũng là “thảm họa”. Nếu doanh nghiệp bình tĩnh xử lý và có sự hỗ trợ đúng cách, hàng vẫn có thể thông quan nhanh chóng.

Các bước cần làm:

1. Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ: Có đủ chưa? Có lỗi nào không?

2. Chuẩn bị cho kiểm hóa thực tế: Phối hợp với đội kiểm hóa, mở container đúng quy định

3. Có mặt kịp thời tại kho hoặc cảng nếu được yêu cầu

4. Làm việc qua đại lý/forwarder có kinh nghiệm: Họ có thể xử lý nhanh gọn, tránh rủi ro tranh cãi không cần thiết

7. Hỏi – đáp nhanh về phân luồng hải quan

🔹 Có cách nào “xin” được luồng xanh không?
Không. Hệ thống phân luồng hoàn toàn tự động, không thể tác động bằng tay. Nhưng bạn có thể tăng cơ hội vào luồng xanh bằng việc chuẩn hóa quy trình.

🔹 Luồng đỏ có bị phạt không?
Không. Vào luồng đỏ chỉ là hình thức kiểm tra tăng cường, không đồng nghĩa với vi phạm. Tuy nhiên, nếu phát hiện gian lận trong quá trình kiểm hóa, doanh nghiệp có thể bị xử phạt.

🔹 Có nên lo lắng khi bị vào luồng vàng/đỏ thường xuyên?
Có. Đây có thể là tín hiệu bạn cần rà soát lại hồ sơ khai báo, quy trình tuân thủ, hoặc nhờ đơn vị logistics hỗ trợ đánh giá lại toàn bộ quy trình xuất nhập.

8. Kết luận: Muốn đi nhanh – phải đi đúng

Phân luồng hải quan không phải điều gì đáng sợ, nếu doanh nghiệp nắm rõ nguyên tắc vận hành, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và làm việc với các đối tác uy tín. Với kinh nghiệm hơn 10 năm đồng hành cùng doanh nghiệp xuất nhập khẩu, Logsun Global Logistics luôn đặt sự tuân thủ và minh bạch lên hàng đầu để đảm bảo mỗi lô hàng thông quan nhanh – đúng – tiết kiệm.

📞 Nếu bạn đang gặp khó khăn trong phân luồng hải quan hoặc cần hỗ trợ xử lý các tờ khai phức tạp, đừng ngần ngại liên hệ Logsun

Xem thêm : Quy trình lấy booking hàng hóa xuất nhập khẩu

CÔNG TY TNHH LOGSUN GLOBAL LOGISTICS

• Địa chỉ: 21 đường số 12, KDC Cityland Park Hills, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP. HCM
• Hotline: (+84) 282 201 0821
• Email: linda@logistics-sun.com