Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chỉ một sai sót nhỏ khi khai sai HS Code cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với hàng loạt rủi ro: bị truy thu thuế, chịu phạt nặng, chậm trễ thông quan và ảnh hưởng uy tín với đối tác. Đây là tình huống không hiếm gặp, bởi nhiều mặt hàng có cách phân loại phức tạp và rất dễ gây nhầm lẫn.
Trong bài viết này, Logsun Global Logistics sẽ chỉ ra những lỗi khai sai phổ biến và đặc biệt là top các mặt hàng dễ nhầm HS Code, giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro về thuế và thông quan thuận lợi.
Mục lục của bài viết
HS Code là gì? Vì sao quan trọng?
HS Code (Harmonized System Code) là hệ thống mã số quốc tế dùng để phân loại hàng hóa khi xuất nhập khẩu. Mã HS được Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) xây dựng và hầu hết các quốc gia, trong đó có Việt Nam, đều áp dụng. Cấu trúc của mã thường gồm 6 số cơ bản thống nhất toàn cầu, và có thể được mở rộng lên 8, 10 hoặc 12 số tùy từng nước hoặc khu vực.
Việc sử dụng mã HS chính xác giữ vai trò then chốt trong hoạt động thương mại quốc tế. Nó quyết định:
- Mức thuế nhập khẩu và xuất khẩu: mỗi mã gắn liền với thuế suất cụ thể; sai mã sẽ dẫn đến truy thu, phạt chậm nộp hoặc tăng chi phí ngoài dự kiến.
- Thủ tục thông quan: phân loại đúng giúp hồ sơ nhanh chóng được thông qua; ngược lại, khai sai HS Code có thể khiến hàng bị giữ lại để giám định, kéo dài thời gian giao hàng.
- Chính sách quản lý chuyên ngành: một số mặt hàng có mã HS thuộc diện kiểm tra, cấp phép hoặc hạn chế nhập khẩu. Doanh nghiệp khai sai sẽ vướng rủi ro pháp lý.
- Thống kê và quản lý thương mại: cơ quan hải quan dùng mã HS để tổng hợp số liệu xuất nhập khẩu, phục vụ hoạch định chính sách kinh tế.
Thực trạng vi phạm và xử phạt khai sai HS Code trong hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam
Theo số liệu thống kê được trích dẫn trên báo Tạp chí Thuế & Hải quan, trong Quý I/2025, cơ quan Hải quan đã phát hiện và xử lý 3.876 vụ vi phạm với tổng trị giá hàng hóa hơn 8.464 tỷ đồng. Số tiền thu nộp ngân sách từ truy thu và xử phạt đạt khoảng 281 tỷ đồng. Đây là con số tổng hợp cho nhiều hành vi vi phạm trong hoạt động xuất nhập khẩu, trong đó không ít trường hợp liên quan trực tiếp đến việc khai sai HS Code và áp sai thuế suất.
Trước đó, Báo Công Thương từng phản ánh vụ việc của Công ty TNHH Thương mại và Dược phẩm Sang (Sang Pharma). Trong giai đoạn trước năm 2021, Sang Pharma đã nhiều lần nhập khẩu sản phẩm gel âm đạo Relactagel từ Ireland và đều khai báo theo mã HS 3006.70.00 (trang thiết bị y tế). Tuy nhiên, khi kiểm tra thực tế, cơ quan hải quan xác định mã HS chính xác phải là 3304.99.90 (mỹ phẩm chăm sóc cá nhân) – có thuế suất cao hơn nhiều lần. Sai sót này khiến doanh nghiệp phải nộp bổ sung khoảng 575 triệu đồng tiền thuế.
Trường hợp khác là vụ việc của Công ty H.T tại TP.HCM. Doanh nghiệp này mở 26 tờ khai nhập khẩu màn hình quảng cáo, khung kim loại và bản lề nhôm trị giá hơn 37 tỷ đồng, nhưng lại khai sai mã HS, dẫn đến thiếu hơn 4 tỷ đồng tiền thuế. Sau khi bị phát hiện, công ty không chỉ phải nộp bổ sung khoản thuế thiếu mà còn chịu mức phạt 20% trên số thuế đó, tổng cộng bị truy thu và xử phạt hơn 5 tỷ đồng.
Những trường hợp trên cho thấy, khai sai HS Code không chỉ gây rủi ro tài chính cho doanh nghiệp mà còn làm thất thu ngân sách nhà nước, ảnh hưởng đến tính minh bạch trong xuất nhập khẩu và uy tín của chính doanh nghiệp.
>> Xem chi tiết vụ việc tại đây: Bất nhất trong áp mã HS: Nguy cơ thất thu và vi phạm
>> Xem chi tiết vụ việc tại đây: Hải quan TP Hồ Chí Minh: Kịp thời phát hiện nhiều vụ việc khai sai trong hồ sơ nhập khẩu
Mức xử phạt khi khai sai HS Code
Việc xử phạt hành vi khai sai HS Code (mã số hàng hóa) hiện nay được quy định tại Nghị định số 128/2020/NĐ-CP của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan. Theo nghị định này, tùy theo tính chất và hậu quả của hành vi, doanh nghiệp có thể bị:
1. Trường hợp khai sai nhưng không làm thay đổi số thuế phải nộp
- Doanh nghiệp tự phát hiện và khai bổ sung đúng thời hạn → Không bị xử phạt hành chính.
- Doanh nghiệp khai bổ sung quá hạn hoặc để cơ quan hải quan phát hiện → Bị xử phạt hành chính theo khung (từ vài trăm nghìn đến hàng chục triệu đồng, tùy mức độ và hành vi cụ thể).
2. Trường hợp khai sai làm thiếu số thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn
- Tự phát hiện và khai bổ sung đúng thời hạn → Không bị xử phạt hành chính, nhưng phải nộp đủ số thuế thiếu (nếu có) và tiền chậm nộp.
- Tự phát hiện và Khai bổ sung quá hạn → Bị phạt 10% số thuế thiếu.
- Để cơ quan hải quan phát hiện → Bị phạt nặng hơn, tới 20% số thuế thiếu, kèm theo nghĩa vụ nộp đủ số thuế và tiền chậm nộp.
3. Trường hợp tái phạm hoặc vi phạm nghiêm trọng
Doanh nghiệp có thể bị đưa vào diện quản lý rủi ro cao, bị kiểm tra chặt chẽ hơn. Riêng biện pháp buộc tái xuất/đưa hàng ra khỏi lãnh thổ chỉ áp dụng với hàng cấm, hàng tạm ngừng nhập khẩu, hàng giả, phế liệu không đủ điều kiện nhập khẩu, không áp dụng chung cho mọi trường hợp khai sai HS Code.
>> Xem toàn văn nghị định tại đây: Nghị định 128/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan mới nhất
Vì sao doanh nghiệp thường khai sai HS Code?
- Thiếu thông tin chi tiết về sản phẩm
Nhiều hồ sơ mô tả quá chung chung (thành phần, cấu tạo, công dụng, thông số kỹ thuật), dẫn đến chọn mã theo cảm tính. Hệ quả là khai sai HS Code, kéo dài thông quan, phát sinh truy thu và nguy cơ bị xử phạt.
- Xác định sai đặc tính chủ yếu của hàng hỗn hợp
Với sản phẩm nhiều thành phần hoặc thiết bị đa chức năng, doanh nghiệp dễ nhìn vào chất liệu/giá trị cao nhất mà bỏ qua công dụng chính và đặc tính chủ yếu của hàng hóa – tiêu chí quyết định khi phân loại. Vì vậy, việc các doanh nghiệp dễ khai sai HS Code là điều thường gặp.
- Sử dụng mã HS không đồng nhất giữa các quốc gia
HS Code chỉ thống nhất 6 số đầu trên phạm vi quốc tế. Từ số thứ 7 trở đi, mỗi quốc gia/khối kinh tế có thể khác (AHTN 8 số của ASEAN, HTS 10 số của Mỹ…). Khai theo mã nước xuất khẩu nhưng không khớp quy định nước nhập khẩu → dễ bị hải quan điều chỉnh hoặc từ chối, phát sinh rủi ro khai sai HS Code.
- Cố tình hoặc vô tình khai sai HS Code để áp thuế suất thấp
Do sự khác biệt thuế suất khá lớn giữa các mã HS Code, nhiều doanh nghiệp có thể vô tình chọn sai hoặc cố tình khai lệch để hưởng mức thuế thấp hơn.
Ví dụ: đồ điện gia dụng như nồi chiên không dầu, máy ép chậm, máy xay thường bị xếp nhầm sang nhóm thiết bị khác để giảm thuế; hoặc sản phẩm gỗ/nội thất dễ bị nhầm giữa bán thành phẩm và thành phẩm. Những sai sót này khiến doanh nghiệp phải nộp bổ sung thuế, chịu phạt chậm nộp và có nguy cơ bị coi là gian lận thương mại.
- Không cập nhật về thay đổi của biểu thuế và chú giải mới nhất
Hệ thống HS Code được điều chỉnh định kỳ theo chuẩn WCO/AHTN. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn khai theo thói quen cũ mà không cập nhật thay đổi mới. Hệ quả là dễ áp dụng mã HS Code đã hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp với mô tả hiện hành, từ đó làm tăng rủi ro khai sai HS Code, kéo theo chậm trễ thông quan và phát sinh chi phí thuế bổ sung.
-
Không lưu lại căn cứ khi phân loại mã HS
Nhiều doanh nghiệp chỉ khai báo mã HS trên tờ khai mà không lưu lại lập luận hay tài liệu đối chiếu. Khi bị kiểm tra sau thông quan, sự thiếu minh chứng khiến doanh nghiệp khó giải trình, dễ bị áp lại mã có thuế suất cao hơn và truy thu số thuế lớn, dẫn đến thiệt hại tài chính đáng kể.
- Thông tin không nhất quán giữa các chứng từ
Một nguyên nhân khiến hồ sơ xuất nhập khẩu bị đưa vào diện rủi ro là sự không đồng nhất giữa các chứng từ. Chỉ cần mô tả hàng hóa, mã HS hay mã model trên invoice, packing list, C/O và tờ khai hải quan không khớp nhau, hải quan sẽ nghi ngờ tính chính xác của khai báo. Sự chênh lệch này thường dẫn tới việc doanh nghiệp phải giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc bị áp lại mã HS với mức thuế cao hơn.
Top các mặt hàng dễ khai sai HS Code
- Nhóm hàng kỹ thuật cao & máy móc đa năng
Điện tử, vi mạch, cảm biến hay máy móc công nghiệp thường dễ bị khai nhầm giữa linh kiện và thiết bị hoàn chỉnh. Nhiều doanh nghiệp cũng nhầm lẫn khi phân biệt “bộ phận độc lập” với “bộ phận cấu thành của máy”. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ dễ bị hải quan kiểm tra lại vì nghi ngờ khai sai HS Code.
- Các sản phẩm có mã HS thay đổi theo mục đích sử dụng
Các sản phẩm đa dụng như hóa chất vừa có thể dùng trong công nghiệp, vừa dùng trong mỹ phẩm, hay thực phẩm hỗn hợp nhiều thành phần, thường dẫn đến phân loại không chính xác. Chỉ cần mô tả thiếu thông tin thành phần hoặc mục đích sử dụng, doanh nghiệp rất dễ khai sai HS Code của mặt hàng đó.
- Các mặt hàng tiêu dùng “hot” thường nằm trong diện kiểm tra gắt gao
Những sản phẩm tiêu dùng được ưa chuộng như thời trang, túi xách, giày dép, điện thoại và linh kiện điện tử luôn nằm trong diện giám sát nghiêm ngặt vì nguy cơ né thuế và khai sai HS Code cao. Nếu doanh nghiệp chỉ khai tên thương mại mà không mô tả rõ chất liệu, công dụng hay nguồn gốc, rất dễ bị áp sai mã HS và đưa vào diện kiểm tra bổ sung.
- Hàng có thuế suất chênh lệch lớn
Một số mặt hàng như đồ gia dụng (nồi chiên không dầu, máy ép chậm) hay sản phẩm gỗ/nội thất có mức thuế giữa thành phẩm và bán thành phẩm chênh lệch khá cao. Chính sự khác biệt này khiến nhóm hàng này luôn nằm trong diện nhạy cảm, thường xuyên bị hải quan đưa vào danh mục “rủi ro cao” và kiểm tra kỹ lưỡng để ngăn ngừa tình trạng khai sai HS Code dù vô tình hay cố ý.
- Nhóm hàng nằm trong danh mục rủi ro cao do Tổng cục Hải quan công bố
Tổng cục Hải quan thường công bố danh mục các mặt hàng có nguy cơ cao, nhất là nhóm có thuế suất chênh lệch lớn hoặc dễ bị khai sai HS Code như điện tử, gỗ, nội thất và hàng tiêu dùng giá trị cao. Nếu doanh nghiệp nhiều lần vi phạm, các mặt hàng này sẽ bị giám sát chặt hơn, làm tăng rủi ro kiểm tra và truy thu thuế.
>> Xem chi tiết danh mục hàng hóa rủi ro tại: Quyết định 2079/QĐ-TCHQ 2021 Danh mục hàng hóa rủi ro về phân loại hàng hóa
Giải pháp giúp doanh nghiệp tránh khai sai HS Code
Để giảm rủi ro bị truy thu và xử phạt do khai sai HS Code, doanh nghiệp cần chú trọng ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ:
- Chủ động kiểm tra mã HS bằng hệ thống tra cứu chính thức của Tổng cục Hải quan và các nguồn pháp lý liên quan.
- So sánh chi tiết mô tả sản phẩm thực tế (thành phần, chất liệu, công dụng) với chú giải và biểu thuế hiện hành.
- Thể hiện rõ thông số kỹ thuật, mục đích sử dụng trong tờ khai để tăng tính minh bạch khi phân loại.
- Với các mặt hàng có nhiều khả năng phân loại, nên đề nghị kết quả phân loại trước (advance ruling) từ cơ quan hải quan để làm căn cứ pháp lý.
- Lưu giữ hồ sơ khai báo, tài liệu kỹ thuật và lập luận phân loại để sẵn sàng giải trình trong trường hợp bị kiểm tra sau thông quan.
____
Thủ tục hải quan luôn là khâu quan trọng và nhạy cảm trong chuỗi logistics. Để tránh rủi ro từ việc khai sai HS Code, Logsun Global Logistics cung cấp dịch vụ trọn gói từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến thông quan hàng hóa. Chúng tôi cam kết đem lại sự chính xác, nhanh chóng và tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành chuỗi cung ứng toàn cầu.
Liên hệ với Logsun Global Logistics để được tư vấn ngay giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Xem thêm: 7 Lợi ích vượt trội khi thuê Dịch vụ Logistics cho Doanh nghiệp
___
CÔNG TY TNHH LOGSUN GLOBAL LOGISTICS
Địa chỉ: 71/48/3E20 Đường số 6, Phường An Hội Đông, Thành Phố Hồ Chí Minh
Hotline: (+84) 282 201 0821
Email: linda@logistics-sun.com
