Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là bước bắt buộc để hàng hóa được phép ra – vào lãnh thổ Việt Nam. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực và kinh nghiệm để tự thực hiện, vì vậy dịch vụ khai hải quan trở thành giải pháp hỗ trợ hiệu quả, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, hợp pháp và tiết kiệm chi phí.
Trong bài viết này, Logsun Global Logistics mang đến góc nhìn thực tế về vai trò và lợi ích của dịch vụ khai hải quan, đồng thời giúp doanh nghiệp hiểu rõ khi nào nên sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp thay vì tự khai, để đảm bảo quy trình thông quan nhanh, đúng quy định và tối ưu vận hành trong chuỗi logistics.
Mục lục của bài viết
Dịch vụ khai hải quan là gì?
Dịch vụ khai hải quan là hình thức doanh nghiệp ủy quyền cho một đơn vị có chuyên môn, như đại lý hải quan hoặc công ty logistics, thực hiện các thủ tục khai báo với cơ quan hải quan để hàng hóa được thông quan hợp pháp và đúng quy định.
Nói một cách đơn giản, dịch vụ khai hải quan chính là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, giúp đảm bảo quá trình khai báo, kiểm tra và thông quan hàng hóa được thực hiện đúng quy định pháp luật, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp trong quá trình xuất nhập khẩu. Đổi lại, doanh nghiệp sẽ thanh toán một khoản phí dịch vụ khai hải quan theo hợp đồng được hai bên thỏa thuận, tùy theo loại hàng hóa, hình thức giao nhận và khối lượng công việc.
Các hình thức dịch vụ khai hải quan phổ biến hiện nay
Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hải quan theo hai hình thức chính: khai thuê hải quan và đại lý hải quan. Mỗi hình thức có phạm vi, trách nhiệm và chi phí khác nhau.
Khai thuê hải quan: Là hình thức đơn vị dịch vụ logistics sử dụng giấy giới thiệu của doanh nghiệp để thay mặt khai báo, làm thủ tục thông quan. Mọi chứng từ và trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
- Ưu điểm: nhanh, tiết kiệm chi phí, linh hoạt.
- Nhược điểm: rủi ro cao hơn, vì người làm dịch vụ không chịu trách nhiệm pháp lý.
Đại lý hải quan: Là hình thức đơn vị được Tổng cục Hải quan cấp phép đứng tên và sử dụng chữ ký số của chính mình để khai tờ khai, nộp thuế và làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan. Đại lý chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp về nội dung khai báo.
- Ưu điểm: an toàn, giảm rủi ro cho doanh nghiệp.
- Nhược điểm: chi phí cao hơn so với khai thuê.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ khai hải quan?
Sử dụng dịch vụ khai hải quan mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo quy trình thông quan nhanh, chính xác và tối ưu chi phí. Dưới đây là những lý do cụ thể mà doanh nghiệp nên cân nhắc:
1. Đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai hải quan thường sở hữu đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, am hiểu quy định pháp luật và quy trình nghiệp vụ. Với kinh nghiệm thực tiễn trong việc xử lý nhiều loại hàng hóa khác nhau, họ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục chính xác, đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro vi phạm.
2. Tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro
Thủ tục hải quan gồm nhiều bước phức tạp, dễ sai sót nếu không am hiểu nghiệp vụ. Chỉ một lỗi nhỏ như sai mã HS sai tên hàng hoặc thiếu chứng từ,… có thể khiến lô hàng bị giữ, chuyển luồng đỏ hoặc bị phạt.
Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ khai hải quan chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí nhân sự và hạn chế rủi ro tài chính, pháp lý nhờ quy trình làm việc chuẩn hóa và đội ngũ giàu kinh nghiệm.
3. Đảm bảo tính linh hoạt và liên tục
Khi lượng hàng xuất nhập khẩu tăng đột biến hoặc phát sinh nhiều lô hàng cùng lúc, các công ty dịch vụ khai hải quan có thể nhanh chóng điều phối nhân sự, xử lý hồ sơ kịp thời mà không làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp cần duy trì chuỗi cung ứng liên tục hoặc hoạt động theo tiến độ xuất hàng chặt chẽ.
4. Cập nhật quy định và chính sách mới nhất
Hệ thống pháp luật và quy định hải quan tại Việt Nam thường xuyên thay đổi, đặc biệt với các nhóm hàng đặc thù (thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế…). Các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp luôn theo dõi và cập nhật kịp thời các văn bản mới, giúp doanh nghiệp tránh sai phạm và tận dụng được các chính sách ưu đãi hợp pháp về thuế, kiểm định và giấy phép chuyên ngành.
5. Hỗ trợ trọn gói trong chuỗi logistics
Ngoài việc khai báo hải quan, nhiều đơn vị còn đảm nhận thêm các khâu như tư vấn mã HS, tính thuế, xin C/O, kiểm định, vận chuyển và lưu kho. Nhờ đó, doanh nghiệp được hỗ trợ xuyên suốt toàn bộ quy trình từ chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng hóa thông quan và giao đến khách hàng nhanh chóng, đồng bộ và thuận tiện.
6. Tăng hiệu quả quản trị và tập trung vào hoạt động cốt lõi
Việc thuê ngoài dịch vụ khai hải quan, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực cho hoạt động sản xuất – kinh doanh, marketing hoặc mở rộng thị trường, thay vì dành quá nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính phức tạp. Điều này giúp nâng cao năng suất, giảm chi phí cơ hội và tối ưu hiệu quả vận hành tổng thể.
Quy trình cung cấp dịch vụ khai hải quan xuất nhập khẩu tại Logsun
Các bước cơ bản được thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng và yêu cầu từ khách hàng
Logsun tiếp nhận thông tin về loại hàng hóa, điều kiện giao hàng, cảng đi – cảng đến và nhu cầu dịch vụ. Sau đó, đội ngũ tư vấn xác định phương án khai báo phù hợp.
Bước 2: Nhận và kiểm tra chứng từ liên quan
Khách hàng gửi bộ chứng từ (Invoice, Packing List, Bill of Lading, hợp đồng, C/O, C/Q,…).
Logsun kiểm tra tính hợp lệ, hướng dẫn bổ sung nếu cần để tránh sai sót khi truyền tờ khai.
Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ và khai báo hải quan điện tử
Sau khi hồ sơ đầy đủ, Logsun tiến hành khai báo tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, đảm bảo thông tin chính xác và tuân thủ quy định hiện hành.
Bước 4: Theo dõi phân luồng và thực hiện thông quan
Tùy vào luồng tờ khai (xanh – vàng – đỏ), Logsun phối hợp với cơ quan hải quan thực hiện các bước kiểm tra, đối chiếu chứng từ hoặc kiểm hóa thực tế khi cần. Mục tiêu là giúp lô hàng thông quan nhanh, hạn chế phát sinh chi phí.
Bước 5: Nộp thuế, phí và hoàn tất thủ tục
Logsun thay mặt khách hàng kê khai, nộp thuế và lệ phí hải quan đúng quy định. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ xác nhận “hàng đã thông quan”.
Bước 6: Giao hàng và bàn giao hồ sơ
Hàng hóa được vận chuyển đến kho hoặc địa điểm yêu cầu của khách hàng.
Logsun bàn giao toàn bộ bộ chứng từ gốc (tờ khai, biên lai thuế, vận đơn, giấy chứng nhận kiểm tra nếu có).
>> Xem thêm: Dịch Vụ Hải Quan Trọn Gói Logsun Global Logistics
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Q1: Doanh nghiệp nhỏ, lô hàng ít có nên tự khai báo hay thuê dịch vụ khai hải quan?
Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu, chưa có bộ phận chứng từ/hải quan riêng, hoặc chỉ làm vài lô/tháng, việc thuê dịch vụ sẽ giúp rút ngắn thời gian, giảm rủi ro và chi phí phát sinh.
Tuy nhiên nếu doanh nghiệp làm nhiều lô hàng, có nhân sự chuyên biệt và muốn chủ động hơn thì có thể tự thực hiện khai báo.
Q2: Chi phí thuê dịch vụ khai hải quan có đắt không?
Chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố: loại hình hàng hóa, phương thức vận chuyển, mức độ phức tạp, luồng thông quan (xanh/vàng/đỏ).
Q3: Nếu thuê dịch vụ nhưng đơn vị dịch vụ làm sai, doanh nghiệp có chịu trách nhiệm không?
Trách nhiệm tùy thuộc hình thức ủy quyền. Nếu thuê đại lý hải quan được cấp phép, đại lý chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp với cơ quan hải quan.
Còn nếu chỉ thuê khai thuê thông thường, doanh nghiệp vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về nội dung tờ khai. Vì vậy, nên chọn đơn vị uy tín, có hợp đồng và ủy quyền rõ ràng.
Q4: Khi sử dụng dịch vụ khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Tùy theo loại hình dịch vụ (khai báo trọn gói hay chỉ hỗ trợ một phần), bộ chứng từ khách hàng cần cung cấp có thể khác nhau. Thông thường, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các hồ sơ cơ bản sau để quá trình khai báo diễn ra nhanh chóng:
- Hợp đồng mua bán (Sale Contract)
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – nếu hàng hóa cần ưu đãi thuế nhập khẩu
- Giấy phép chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc diện kiểm tra, cấp phép trước khi thông quan)
____
Thủ tục khai hải quan là khâu quyết định tiến độ và chi phí trong chuỗi xuất nhập khẩu. Chỉ một sai sót nhỏ có thể làm chậm cả lô hàng và phát sinh chi phí đáng kể.
Với kinh nghiệm hơn 16 năm trong lĩnh vực logistics và thông quan hàng hóa, Logsun Global Logistics cam kết mang đến giải pháp khai hải quan nhanh – đúng – tiết kiệm, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ khâu tư vấn hồ sơ, khai báo điện tử đến hỗ trợ sau thông quan.
Liên hệ ngay với Logsun Global Logistics để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
>> Xem thêm: Dịch vụ Logistics Chuyên Nghiệp | Tối Ưu Chuỗi Cung Ứng | Logsun Global Logistics
___
CÔNG TY TNHH LOGSUN GLOBAL LOGISTICS
Địa chỉ: 71/48/3E20 Đường số 6, Phường An Hội Đông, Thành Phố Hồ Chí Minh
Hotline: (+84) 282 201 0821
Hotline: 0903 019 977
Email: linda@logistics-sun.com
